Piszę ten wpis w dość specyficznych warunkach związanych z koronawirusem i słusznym #zostanwdomu. Obserwuję przez okna, że u większości moich sąsiadów trwa wielkie sprzątanie. Moja społeczność również donosi, że zabrała się za nadrabianie list z wyzwania Uporządkowany i Dobrze Zorganizowany Dom z Architektem Porządku.

Jeżeli jesteś tu pierwszy raz to zajrzyj do wpisu:

Harmonogram Wyzwania 2020 i prześledź w spisie treści wpisy z tego roku, które w tytule mają „…do pobrania”

Wierzę, że przez ten okres wiele domów zostanie doprowadzonych do porządku.

Nieśpiesznie wymienisz garderobę na wiosenną, przejrzysz dogłębnie szafki, może wyczyścisz sprzęty kuchenne, sprawdzisz daty przydatności, wysprzątasz zapomniane kąty.

Jestem przekonana, że w uporządkowanej i czystej przestrzeni będzie Ci się funkcjonowało dużo lepiej. A co z Twoją przestrzenią wirtualną? Tą, w której również codziennie przebywasz i od której bardzo często zależy również Twoja efektywność zawodowa.

Do utworzenia tego wpisu zaprosiłam Jakuba Gromka, autora książki „Obudź swoją produktywność”. Jakub od lat zajmuje się produktywnością i efektywnością osobistą. Jest też specem od wyciskania z urządzeń Apple maksymalnej wydajności.

W naszej ostatniej rozmowie na live o maksymalnej produktywności Kuba wysypał się z kilkoma fajnymi poradami dotyczącymi utrzymywania porządku w komputerze.

Nie mogłam tak tego zostawić i już wtedy zaprosiłam go do utworzenia tego wpisu, a jako że Jakub jest człowiekiem skutecznym i dotrzymującym danego słowa – to otrzymasz teraz garść bardzo przydatnych wskazówek z obszaru porządkowania wirtualnej przestrzeni.

Tradycyjnie działaj według przygotowanej check listy, ale zapoznaj się również z dodatkowymi wskazówkami od Jakuba:

Po pierwsze Backup

Niezależnie od tego, jak ogromnego bałaganu się dopuściłaś/eś na komputerze, telefonie lub tablecie – zrzuć swój cały bałagan (pliki i zdjęcia) w jakieś dodatkowe, zewnętrzne miejsce (dysk lub chmura). Nazwij to archiwum np. 20200320 Bałagan

Robiąc porządki w większym lub mniejszym szale, możesz coś przez przypadek usunąć.

Warto wpisać sobie robienie backupu, jako powtarzające się wydarzenie w kalendarzu (np. raz w miesiącu)

Czysty pulpit

Nie ma nic bardziej rozpraszającego i spowalniającego Ciebie oraz Twój komputer jednocześnie, jak zawalony pulpit. Szybki sposób: utwórz folder 20200320 Pulpit – przerzuć do niego wszystkie pliki z pulpitu. Ulga? No ja myślę! Tylko nie przyzwyczajaj się do tego sposobu, żeby za jakiś czas pulpit nie był pełen takich folderów 🙂 Określ czas, kiedy pozbędziesz się danego folderu w całości bez przeglądania – pewnie w wielu przypadkach będzie to możliwe.

Organizacja przestrzeni

To klucz do sukcesu nie tylko trwałości domowych porządków. Pewnie w przypadku domu/mieszkania projektowałaś/eś z rozwagą każde miejsce. Zastanawiałaś się co, gdzie ustawić, żeby było funkcjonalnie. Plan były najpierw w formie papierowej, potem nabierał fizycznego kształtu. W przypadku porządków wirtualnej przestrzeni polecam poświęcić nawet więcej czasu na organizacje niż na odgracanie – czyli przeglądanie z osobna każdego pliku.

Warto zrobić sobie nawet ściągę z nowymi zasadami, aby móc przez jakiś czas do niej spoglądać, dopóki nie wejdą nam w nawyk.

Maile nie do ogarnięcia?

Warto przyjrzeć się koncepcji Inbox Zero lub Yesterbox jeśli nie radzimy sobie z ilością napływających maili (w książce Jakuba jest sporo na ten temat)

Przy okazji porządkowania warto przejrzeć również newslettery, które otrzymujemy regularnie. Ja chcąc przejrzeć newslettery sortuje wiadomości po nadawcach. Jeżeli mam sporo nieodebranych od tej osoby/firmy, to w pierwszym otwartych mailu wypisuję się z listy, potem zaznaczam z klawiszem Shift pierwszą i ostatnią i usuwam.

Dostajemy tego całą masę i warto wypisać się z list, których nie czytamy.

Jeśli chodzi o newsletter to można skorzystać też z automatów typu: https://clean.email/ lub https://www.cleanfox.io/en-US

W na portalach typu FB, LinkedIn również warto wyłączyć mailowe powiadomienia (o wszystkim właściwie), bo po co nam mail z powiadomieniem, skoro i tak wchodzimy dość często do aplikacji?

W skrzynce mailowej można przygotować zbiór filtrów i etykiet dla wiadomości, z automatu je oznaczać (reguły wiadomości) i pracować z mailem, w tym trybie.

Ja osobiście utworzyłam sobie dodatkową etykietę „czekam na odpowiedź”, czyli etykieta dla maili, w których piłeczka jest po drugiej stronie. Odkąd ją wdrożyłam przestałam wracać do wiadomości, tylko po to by upewnić się czy odpowiedziałam.

Po rozmowie z Jakubem rozważam utworzenie nowej skrzynki do zakładania kont w różnego typu serwisach  (np. w sklepach przy zakupach), to podawanie maila, w tych miejscach generuje mi najwięcej śmieci.

Jeżeli Twoja skrzynka, ma obecnie jakąś astronomicznie wysoką liczbę nieodebranych, starych wiadomości Jakub doradza, aby przerzucić w całości do archiwum wszystkie wiadomości starsze niż np. miesiąc i skupić się na organizacji i nowych nawykach. Możliwe, że do tego archiwum nigdy nie zajrzysz 🙂

Milion zdjęć i filmów

Mając telefon cały czas pod ręką, robimy mnóstwo zdjęć – wszystkiego i to po kilka razy.

Kiedy telefon krzyczy o zwiększenie miejsca usuwamy zdjęcia jak leci lub wykupujemy więcej miejsca w chmurze – to akurat bez sensu, póki nie przeprowadzimy gruntownych porządków.

Zdjęcia warto przede wszystkim skatalogować i usunąć duplikaty. Można to zrobić ręcznie lub skorzystać ze wspomagających aplikacji:

iOS Alpaca

Android: Duplicate Photos Fixer

Powiadomienia

Zarówno w przypadku komputera, jak również telefonu warto wyłączyć powiadomienia – tam, gdzie nie są nam one niezbędne. Np. aplikacje sklepów, które przypominają o rabatach, Pinterest, który przygotował dla Ciebie nowe propozycje zdjęć które mogą Cię zainteresować. Po co Ci ten stres związany z pojawieniem się na ekranie czerwonego kółeczka? patrząc na to, kodujesz „mam coś niezałatwionego”.

Jeżeli do tej pory nie pobrałaś/pobrałeś listy zadań dotyczącej porządkowania wirtualnej przestrzeni, to cofnij się i zabieraj się za wykonywanie zadań 🙂

Jeżeli masz jakieś pytania dotyczące porządkowania wirtualnej przestrzeni, wpisz je proszę w komentarzu, postaramy się odnieść do niego tutaj lub podczas spotkania live, które odbędzie się już dzisiaj tj. 20.03.2020 o godzinie 19:00 na moim Instagramie.

Udanego porządkowania wirtualnej przestrzeni 🙂