BLOG,  Porządki i Odgracanie

Jak zorganizować efektywne miejsce pracy w biurze?

Jako Architekt Porządku świadczę usługi zarówno dla osób prywatnych urządzając lub odgracając ich miejsca pracy i nauki w domu, jak również pomagam w urządzaniu biur.

Jestem również szczęśliwą użytkowniczką obu takich miejsc, więc podzielę się z Tobą moimi doświadczeniami z obu obszarów.

Postanowiłam podzielić ten wpis na dwie części:

  • I miejsce pracy w biurze (25.04.2019)
  • II miejsce pracy w domu (30.04.2019)

Gdy wpadam w wir pracy moje biurko znacznie odbiega od idealnego porządku. Staram się jednak, by ten stan nie wkradał się na stałe.

Przyznaj się przed sobą bez bicia, czy zawsze masz tak dużo pracy, że nie masz jak odejść od biurka i odłożyć czegoś na miejsce?

Ja wyznaczam sobie najczęściej jeden dzień w tygodniu (i wpisuje go jako zadanie do kalendarza), na uporządkowanie miejsca pracy. Takie porządki dotyczą najczęściej: niszczenia dokumentów wrażliwych i odkładania dokumentów na miejsce.

5 lat temu czasu nasza firma sprzątająca obsługiwała największe centrum biznesowe w Warszawie, gdzie mieściło się łącznie ponad 250 różnych biur. Moim ulubionym zajęciem podczas kontrolowania jakości wykonywanych przez naszą ekipę usług, było zgadywanie, jakie osoby pracują przy tych biurkach i czym mogą się zajmować. Wyczuwałam to, po tym w jakim stanie zostawiali codziennie swoje biurka 🙂

Któregoś razu, wzięłam na obchód nowego pracownika i pytałam go o odczucia z poszczególnych miejsc. Zabawa okazała się jeszcze ciekawsza…

Dla mnie biurka, na których była masa starych papierów (można to ocenić po wywiniętych rogach od klimatyzacji i kurzu), były miejscami pracy osób, które nie ogarniają. Dla niego były to miejsca osób bardzo zajętych – zapracowanych.

Dla mnie biurka bez papierów i wypchanych kuwetek były miejscem osób, które kończą zadania i domykają tematy do końca, dla niego biurkami osób, które nie mają co robić.

Dla mnie biurka z masą bibelotów było oznaką, że pracuje przy nim osoba wesoła i rodzinna, dla niego oznaczało, że ktoś nie myśli o pracy bo wciąż za kimś lub za czymś tęskni i nie jest mu dobrze w pracy.

Ciekawa jestem jak wygląda Twoje miejsce pracy?….

Mimo tego, że większość osób uważa, że puste biurko jest oznaką braku zajęcia – ja postawiłam właśnie na ten styl. W trakcie pracy pozwalam sobie na totalne bałaganienie, ale pod koniec pracy zarówno w biurze, jak i w domu sprzątam wszystko z biurka. Po co?

  • Po pierwsze po to, by podsumować co skończyłam.
  • Po drugie, po to by następnego dnia, wiedzieć – za co mam się zabrać?
  • Po trzecie, po to by osoba, która wieczorem będzie sprzątała moje biurko – mogła to zrobić sprawnie (takie zboczenie zawodowe)

Oczywiście mi też jest ciężko wygenerować sobie czas w pracy, na to, by codziennie przed wyjściem z pracy wszystko odkładać na swoje miejsce.

Stosuję system teczek lub kuwetek:

Do zrobienia – tutaj lądują wszystkie papiery, po które następnego dnia muszę sięgnąć.

Do schowania – zakończone sprawy, których dokumentacja jest potrzebna, więc w wolnej chwili trzeba będzie to schować do odpowiedniego segregatora.

Do przekazania – dokumenty, które powinnam komuś przekazać lub gdzieś je wysłać.

Papiery to oczywiście tylko wierzchołek góry lodowej:

Po zakończeniu pracy zostają przecież jeszcze: zszywacz, zszywki, dziurkacz, ładowarka do telefonu, długopisy, żółte karteluszki itd.

Poukładać je od linijki?

Od największego do najmniejszego?

Polecam prostsze rozwiązanie. Gdy projektujemy z Klientem biuro, polecam by przy każdym biurku znajdował się kontenerek z szufladami lub szafka na takie gadżety.

Jeżeli na takie rozwiązanie nie ma miejsca lub biuro jest już urządzone proponuje doposażenie w najprostsze pudełko, do którego można wszystko odłożyć, gdy nie jest już potrzebne.

Oczywiście możesz zaczekać, aż Twój szef na mnie trafi i będę buszować po Twoim biurze proponując jak można zorganizować Twoje miejsce pracy 🙂 Zachęcam jednak do przyjęcia postawy bardziej proaktywnej i zainwestowanie kilku groszy w drobiazgi, które pomogą Ci utrzymać porządek na biurku:

Do kupienia w: IKEA

Tak, jak w utrzymaniu porządku w każdej z przestrzeni kluczowe jest opracowanie sobie takiej metody, która nie pozwoli nam się zagracić oraz wypracowanie w sobie nawyku regularnego porządkowania. Dla mnie najlepsza jest wspomniana metoda teczkowa.

Ciekawa jestem jakie Ty masz metody utrzymania porządku w miejscu pracy?

Podziel się proszę swoimi rozwiązaniami w komentarzu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

53 − 52 =