Jim Rohn, powiedział:

to zdanie przypomniało mi się, przy okazji kampanii Maksymalna Produktywność, która właśnie trwa u Kamili Rowińskiej.

W zeszłym tygodniu, opisałam Ci w jaki sposób podzieliliśmy obowiązki domowe z moim Bigiem – w bardzo prosty, a przede wszystkim skuteczny sposób. Czytaj: Jak mieć więcej czasu? – powrót do podziału obowiązków.

W ostatnio opublikowanych materiałach video, Kamila podzieliła się swoimi 5 sposobami na to: jak odzyskać 2 miesiące w roku, które bez sensu marnujemy w sieci?

Obejrzyj: Jak przestać tracić czas w internecie?

Ciekawe? Zajrzyj do tego materiału video – KONIECZNIE.

Postanowiłam podjąć się tematu planowania, które uważam, za kluczowe w osiągnięciu Maksymalnej Produktywności. Jest to temat również ściśle związany z porządkowaniem – tyle, że na wyższym poziomie 🙂 Podczas planowania porządkujemy zadania, ograniczamy niepotrzebne czynności, organizujemy czas na ważne sprawy.

Jak wiesz, zajmuję się wieloma rzeczami: pracuję etatowo, prowadzę firmę, rozwijam markę Architekta Porządku w social media – samodzielnie, prowadzę bloga, projektuję i urządzam nowe mieszkanie, do tego jestem mamą trzylatka, partnerką równie zapracowanego Biga i pańcią chrapiącej bulwy – Gabi 🙂

Nie jestem mistrzem wielozadaniowości, za to staram się maksymalnie produktywnie spędzać każdą chwilę. Aby móc to wszystko robić, nie wyobrażam sobie nie mieć planu, na każdy dzień (no chyba, że plan jest taki, żeby robić: NIC 🙂 – bo i tak się zdarza).

Osoby, które ze mną żyją i pracują – wiedzą, że gdy coś robię, całkowicie się wyłączam na inne bodźce. Wierzę, że to bywa dla mojego otoczenia wkurzające :). Ale tak jak potrafię zasnąć prawie w każdych okolicznościach, tak mogę pracować w każdym miejscu i czasie.

Stało się tak dlatego, że od dłuższego czasu, żyję zgodnie z rozkładem jazdy. Pociągi moich zadań odjeżdżają o konkretnych godzinach.

Nie zawsze tak było. Kiedyś potrafiłam pracować na etacie 10-12 godzin dziennie i jeszcze przynosiłam pracę do domu. Czy miałam więcej pracy niż teraz? – nie sądzę. Ale ile kawuś wypiłam w kuchni ze znajomymi z pracy?, Ile się nasłuchałam niesamowitych historii? Ile czasu spędziłam na wielkich spotkaniach – o niczym? Jak ja biegałam, z tymi „pustymi taczkami, bo nie było kiedy do nich załadować”?

Uśmiecham się teraz, bo byłam święcie przekonana, że jestem fantastycznym pracownikiem – przecież tak dużo pracowałam!

Pierwszy przełom nastąpił, gdy otworzyłam swoją firmę i zrezygnowałam z etatu. Już mnie nikt nie chwalił za to, że jestem taka zarobiona. Trzeba było zacząć pracować mądrze.

Gdy pojawili się pierwsi Klienci, zapisywałam wszystkich – jak i o której im pasuje. Klient nasz Pan – prawda? Takie przekonanie początkującego przedsiębiorcy.

Usługi, które wykonywałam wiązały się z dojazdem do Klienta do domu, więc brak dobrego planowania wiązał się z bezsensownymi przejazdami. Kilometry, korki, nerwy…

Jak to się odbijało na biznesie?: wysokie koszty przejazdów – to mniejszy zysk, spóźnienia – to niezadowoleni Klienci, moje nerwy – odbijały się negatywnie na moim wizerunku.

Potrzebna była zmiana nastawienia! To ja buduję plan.

Ustalam gdzie będę, którego dnia. Jeżeli dzwonił Klient z Mokotowa, podawałam kilka dat do wyboru – kiedy będę na Mokotowie, gdy dzwonił z Białołęki (z Mokotowa to ponad 20 km) podawałam daty dla Białołęki itd. Mając plan mogłam podać daty na miesiąc do przodu.

Zyskali wszyscy. Klienci – bo nie musiałam podwyższać cen (z uwagi na dojazdy), Ja – bo mogłam wykonać więcej usług, zamiast spędzać czas słuchając radia w korkach. Zyskałam tym samym więcej spokoju.

Gdy pojawili się pierwsi pracownicy, kwestia planowania była już tylko do przekopiowania.

Gdy w późniejszym okresie podjęłam decyzję, o pracy etatowej (nie zamiast biznesu, a dodatkowo) byłam już w pewnym trybie planowania. Można powiedzieć, że nabrałam odwagi do narzucania innym mojego planu. Wiem narzucanie, to takie nieładne słowo, ale najdokładniej oddaje to co robię.

Mając zbudowany plan tygodnia, to ja proponuję terminy spotkań. Nie składam też obietnic bez pokrycia – bo nie podejmuję się zadań, na które nie mam czasu lub podaję realne terminy kiedy będę mogła się czymś zająć.

Mój plan buduję zawsze w oparciu o wykonanie zadań:

• najważniejszych (najbliższych moim wartościom, tj. rodzina, rozwój, szczęście – każdy ma swoje :))
• koniecznych (tj. terminy urzędowe, sen)
• o najwyższych stawkach godzinowych

Narzucam nie tylko innym, ale również samej sobie. Mój kalendarz google, na bieżąco przypomina mi kiedy mam zacząć zadanie, a kiedy je zakończyć.

Planuję dokładnie ile czasu ma mi coś zająć. Narzucam sobie tym pewną dyscyplinę.

Traktuję plan bardzo serio.

Jeżeli zaplanowałam przygotowanie np. wpisu na boga lub projekt rocznego budżetu, to w tym czasie nie odbieram telefonów, które nic do sprawy nie wnoszą. Telefony w sprawach waznych – załatwiam bardzo szybko. Jeżeli to nie pożar – umawiamy się, że zadzwonię w przerwie między zadaniami lub w czasie relaksu. Rozmowa ze mną, gdy jestem w procesie robienia czegoś i tak nie ma za bardzo sensu 🙂 Jeżeli dzwoni ktoś dla mnie bliski, to chcę mu poświęcić 100% swojej uwagi, a nie tylko odpowiadać: yhm, yhm…

Dzięki takiemu dokładnemu planowaniu i skupieniu na zadaniach – nie mam wrażenia, że pracowałam, ale nic nie zrobiłam.

Planowanie ma jeszcze jedną ważną zaletę. Można przyjrzeć się przeszłości i poszukać złodziei czasu.

Jeżeli nie planujesz będzie Ci ciężko odtworzyć dokładnie cały dzisiejszy dzień. Czym się zajmowałaś i ile zajmowały Ci poszczególne czynności?

Jeżeli sceptycznie podchodzisz do kwestii precyzyjnego planowania, proponuję Ci prowadzić przez tydzień dziennik, w którym będziesz wpisywać, czym się zajmowałaś w ciągu dnia (czyli po fakcie). Ile czasu i w jakich godzinach?

Ale proszę zrób to bardzo uczciwie – nikt Cię z tego nie rozliczy, poza Tobą. Zobaczysz ile czasu przecieka Ci przez palce? Gdzie masz puste przebiegi?

A teraz konkretnie. Jak ja planuję swój dzień?

Staram się przede wszystkim być realistką i zawsze przyjmuję jakiś drobny zapas, na wypadek nieoczekiwanych zdarzeń. Mam też plany awaryjne, np. gdy Borys ma “gluta” i muszę pracować z domu. Nie jestem w stanie przewidzieć tego wcześniej, ale mam takie zadania na listach, które realizuję najbardziej efektywnie właśnie w takich chwilach.

Kiedy?

Dzień planowania to zwykle niedziela wieczorem – jest najspokojniej. Wypisuję najpierw listę „do zrobienia”, a potem układam ją na poszczególne dni i godziny. W poniedziałek zazwyczaj doplanowuję spotkania i wyjazdy, po konsultacjach ze współpracownikami i Klientami.

Gdzie planuję?

W kalendarzu google. To moje ulubione narzędzie, bo mogę duplikować systematyczne zajęcia, dostaję przypomnienia i mam do niego dostęp z każdego miejsca i urządzenia.

Mam kilka kalendarzy dedykowanych poszczególnym zajęciom: Praca, Firma, Dom.

Widzę, też kalendarz Biga – dzięki temu lepiej nam rozdzielać zadania między siebie: np. odprowadzanie i odbieranie Borysa z przedszkola.

Wpisując wydarzenie decyduję, do którego kalendarza je dodać, ale cały czas mam podgląd na cały dzień. W dwóch miejsca na raz nie mogę być – to oczywiste, ale niektóre działania mogę realizować w jednym czasie.

Np. w kalendarzu Praca jest „czas na dojazd do pracy”, a tym samym czasie w kalendarzu Dom ląduje inne zadanie (czytanie artykułu, książki lub obejrzenie video – zwykle z dziedziny rozwoju osobistego lub zrobienie listy zakupów, czy poszukiwanie inspiracji nowej kuchni 🙂 itp.)

Niektóre kalendarze udostępniam: Praca – współpracownikom. Dom – Bigowi. W każdym przypadku, to dobrze wpływa na komunikację i podział obowiązków. Jeżeli kalendarz google, to jeszcze nie Twój konik, spróbuj zrobić to w prostych tabelkach:

Gotowy arkusz do wspólnego planowania, możesz pobrać pod najnowszym video Kamili: Jak planować dzień w związku i w rodzinie?

Staram się również planować czas wolny: zabawę z Borysem, relaks, pielęgnację, spotkania z przyjaciółmi i rodziną, naukę, porządki, spacer i czas na nic nie robienie.

Planowanie nie ma na celu zrobienie ze mnie robota nieczułego na zmiany. Planowanie pomaga mi głównie w zachowaniu równowagi, utrzymywaniu systematyczności, pomaga również w podejmowaniu decyzji (których rzeczy nie mogę i nie chcę się podejmować).

A co ze spontanicznością? Spokojnie – na nią też sobie pozwalam 🙂 Jednak życie na wiecznym „spontanie” nie jest dla mnie. Nie teraz!

Planowanie to temat rzeka, dlatego jestem Ci szczególnie wdzięczna jeżeli dotrwałaś do końca tego wpisu 🙂

Zostaw proszę po sobie ślad w komentarzu. To dla mnie ważne, aby mieć kontakt ze swoimi czytelnikami.