Wielokrotnie rozmawiając z kimś o porządkowaniu słyszę: „ale ja mam artystyczny nieład – i dobrze się w nim odnajduję” Ok. Szanuję to – przecież najważniejsze, aby dobrze czuć się w swoim otoczeniu – ale jedyna kwestia w której, nie zgodzę się, że artystyczny nieład się sprawdza – to właśnie organizacja i przechowywanie dokumentów, szczególnie tych najważniejszych.

O ile, to że odkładasz gdzie popadnie rachunki, paragony, dyplomy, pity itp. przekłada się tylko na czas jaki poświęcisz potem szukając danego papierka, o tyle są sytuacje życiowe, w których czas odgrywa bardzo istotną rolę i bałagan w dokumentach może Cię dużo kosztować.

Opiszę Ci pewną historię, aby pokazać Ci dlaczego uporządkowanie dokumentów jest bardzo ważnym tematem i dlaczego tak zachęcam do trzymania papierów w porządku.

Po zakończeniu wieloletniego związku zamieszkałam sama. Nie wiem, czy to na skutek zmiany miejsca zamieszkania, czy poczucia jakiegoś rodzaju wolności – stałam się  straszną bałaganiarą. Wpadałam w wir rozwoju kariery zawodowej, spotkań, przeżywania przygód – to jak mieszkałam miało najmniejsze znaczenie.

W sumie to w mieszkaniu tylko przechowywałam rzeczy i spałam. Nawet nie przygotowywałam posiłków. Do tego nie było osoby, która zwróciłaby mi uwagę, że coś jest nie tak. Dobrze mi było, w tym moim bałaganie 🙂

Pewnego wieczoru, gdy miałam już kłaść się spać usłyszałam na klatce hałas. Wyjrzałam przez wizjer i zauważyłam spory ruch na klatce schodowej.

Ludzie zbiegali w pośpiechu na dół. Wyszłam z mieszkania nie zamykając nawet za sobą drzwi i zapytałam co się dzieje? Okazało się, że w bloku wybuchł pożar! i to w mieszkaniu nade mną!

Mój pierwszy odruch była taki, że pobiegłam na górę zobaczyć czy krata, w którą były wyposażone klatki („dla bezpieczeństwa”), w tym budynku jest otwarta i czy ludzie mogą się wydostać.

Krata była otwarta, mieszkanie w którym się paliło również. Zauważyłam, że w mieszkaniu jest moja sąsiadka (starsza, lekko postrzelona Pani) i nerwowo czegoś szuka.

Nie pamiętam dobrze szczegółów, ale wpadłam tam i wyciągnęłam ją siłą. Zeszłam z nią na partner, gdzie już czekali strażacy. Owinęli ją w koc izolacyjny i zapytali mnie z którego mieszkania wyszłyśmy oraz gdzie jest moje mieszkanie.

Pobiegliśmy na górę – dla uściślenia na 5 piętro schodami, które przed chwilą pokonałam ze staruszką.

„Proszę Pani, proszę szybko wejść do swojego mieszkania i zabrać najważniejsze rzeczy – będziemy zalewać!”

Ledwo dycham, ręce mi się telepią. Ale co ja mam zabrać?

„Telefon, najważniejsze dokumenty – SZYBKO!”

Wpadłam ze strażakiem do mieszkania. Rozglądam się… chwytam za torebkę, telefon, laptopa… to wszystko co jestem w stanie, w tym bajzlu szybko odnaleźć.

„Zabiera Pani coś jeszcze? Wychodzimy-natychmiast!”

Strażacy zalali doszczętnie moje mieszkanie i wszystko co w nim było.

Czarna maź z mieszkania na górze przedostawała się, każdą szczeliną w suficie i doszczętnie niszczyła mój zabałaganiony dobytek.

Zalaniu uległy poza ubraniami, co wielce oczywiście opłakiwałam – dokumenty mojej firmy, akt notarialny mieszkania, moje dokumenty osobiste: akt urodzenia, świadectwa pracy, ważne umowy, dyplom ukończenia uczelni – wszystko.

Po tej historii została mi na pamiątkę wzmianka w gazecie Życie Warszawy w pudełku sentymentów i nauczka. Takie rzeczy się zdarzają ! Masz 2 minuty, żeby zabrać to, co jest ważne – a gdy nie wiesz, co gdzie masz i nie zdajesz sobie sprawy, co może być potrzebne w takich sytuacjach po prostu leżysz.

Czy wiesz, co miałabyś zabrać, gdym powiedziała, że masz teraz, natychmiast opuścić swój dom i zabrać tylko to co zmieści Ci się do ręki?

Czy wiesz, gdzie to jest?

Oczywiście utrata dokumentów to nie koniec świata, da się to odzyskać. Akty notarialne są przetrzymywane w kancelariach i jeżeli znasz numer, datę i kancelarię, w której odbyło się podpisanie aktu można się zgłosić i uzyskać odpis. Odpis aktu urodzenia można uzyskać obecnie przez Internet.

Ale pomyśl o ilości tych dokumentów i  czasie jaki będzie potrzebny, aby tą „kolekcję” odzyskać?

Kosztowało mnie to dużo czasu i pieniędzy, aby skompletować dokumenty na nowo. Wiele spraw, jakie musiałam później załatwiać przeciągało się z uwagi na braki w dokumentacji.

Gdybym miała jedno miejsce gdzie trzymam najważniejsze dokumenty – zabrałabym to w opisywanej sytuacji tak samo szybko, jak torebkę czy telefon.

Gdybym miała na laptopie chociaż skany dokumentów, to wiedziałabym co jest do odzyskania, gdyby na zabranie segregatora nie byłoby czasu.

Gdybym….

Myślę, że o porządkowaniu dokumentów powstanie na moim blogu jeszcze kilka artykułów, ten poświęcę zatem organizacji tego jednego, najważniejszego segregatora, za który chwycisz w sytuacji awaryjnej i za który uważam, że należy zabrać się w pierwszej kolejności

Jakie dokumenty są najważniejsze?

Podam Ci listę dokumentów, jakie znajdują się w moim segregatorze:

1. Skrócone akty urodzenia i potwierdzenia nadania PESEL
2. Paszporty i książeczka wojskowa Biga
3. Akty notarialne (akty własności nieruchomości, darowizny itp.)
4. Inne umowy świadczące o własności (np. umowa zakupu samochodu, psa J)
5. Polisy ubezpieczeniowe (na życie, nieruchomości)
6. Spis rachunków bankowych i lokat
7. Spis zobowiązań (kredyt, data – bank)
8. Ważne umowy (powiernicza, udzielonej pożyczki)
9. Testamenty
10. „Ps. Kocham Cię…”

W tym segregatorze są dokumenty całej mojej rodziny, bo przy założeniu, że ma to być coś co mam znaleźć i zabrać w ciągu 2 minut z domu – musi być maksymalnie skumulowane.

Oczywiście każda rodzina jest inna i historia, którą czasem musimy dokumentować może być inna, ale nie polecam wkładać do tego segregatora innych, mniej ważnych dokumentów np. rachunków, umów telekomunikacyjnych itp.

Jeżeli ktoś z Twojej rodziny lub Ty np. przewlekle chorujesz – dołączyłabym tam najważniejsze informacje o chorobie, zażywanych lekach i kopię najistotniejszej dokumentacji medycznej.

Jak się pewnie domyślasz, ten segregator służyć ma nie tylko na wypadek pożaru, ale również Twojej śmierci. Robisz go zatem nie tylko dla odzyskania lub nabycia spokoju związanego z porządkiem w papierach, ale również w pewien sposób ubezpieczasz najbliższych na wypadek, gdyby Cię zabrakło. To bardzo ważne – w tym, niestety też mam już doświadczenia.

Zastanawiasz się, co oznacza element w segregatorze „PS. Kocham Cię”? – to miejsce, w którym Ja i Big zostawiliśmy dla siebie wiadomość, gdyby coś nam się złego stało. I to nie jest list miłosny, jak w romantycznym filmie reżyserii Richarda LaGravenese’a na podstawie powieści Cecelii Ahern „PS. Kocham Cię”- to odesłanie do miejsca gdzie znajdzie np. hasła dostępu do kont lub PIN do telefonu.

„PS. Kocham Cię”, może być np. tytułem książki, w której zostawimy listę dostępów lub jakiś inny schowek w domu.

O tym segregatorze, wiemy nie tylko my. Wiedzą o nim, co najmniej dwie najbliższe nam osoby. Hmmmm, teraz już wiedzą wszyscy, he he he 🙂

Jak przechowywać najważniejsze dokumenty?

Osobiście nie przepadam za kolorowymi segregatorami, nie pasują mi na półce 🙂 ale mimo to, właśnie w takim segregatorze przechowuję najważniejsze dokumenty.

Po pierwsze w sytuacjach awaryjnych, wiem że nie będę w stanie czytać opisów na grzbietach swoich, jednakowych szarych segregatorów. Po drugie najłatwiej jest mi wytłumaczyć drugiej połowie lub innej osobie niezorientowanej w zawartości szafek, gdzie ma szukać dokumentów w razie potrzeby.

Dokumenty ułożone są w koszulkach, a do paszportów kupiłam specjalną koszulkę z suwakiem.

Jak dodatkowo zabezpieczyć najważniejsze dokumenty?

Każdy z dokumentów z listy, mam dodatkowo zeskanowany i przetrzymuję go na komputerze – oczywiście pod hasłem.

Nie posiadam skanera, ale do skanowania świetnie sprawdza się darmowa aplikacja na telefonie SCANBOT, której działanie zademonstruje Ci w formie filmu, który dodam do moich kanałów social media: Facebook i Instagram, po świętach.

Mam nadzieję, że ten wpis dał Ci do myślenia i że zrobisz swój „czerwony segregator”. Daj znać, gdy tak się stanie – najlepiej w komentarzu poniżej.

Spokojnych Świąt !